Bereiten Sie sich umgehend darauf vor.

Ab dem Jahr 2025 wird in Deutschland die Einführung einer Pflicht zur Ausstellung und Annahme elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) wirksam. Diese Maßnahme ist Teil einer umfassenden Strategie zur Digitalisierung und zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit im Rechnungsverkehr zu steigern. Im Folgenden eröertern wir die wesentlichen Aspekte dieser neuen Regelung.

Wer ist betroffen?

Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen werden kann. Der Standard für diese elektronischen Rechnungen wird durch die europäische Norm EN 16931 definiert, welche entwickelt wurde, um die Interoperabilität von Rechnungsstellungsprozessen im europäischen Markt zu optimieren. Beispielsweise ist ein PDF-Dokument keine E-Rechnung!

Wie sieht der Zeitplan der Umstellungspflicht aus?

Ab dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.

Bis 31.12.2026 können Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt wurden unter Zustimmung des Rechnungsempfängers noch als PDF-Rechnung o.ä. übermittelt werden. Bei reinen Papierrechnungen benötigt man keine Zustimmung des Empfängers.

Bis 31.12.2027 sind Rechnungen für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die nicht dem neuen E-Rechnungsformat entsprechen, erlaubt.

Ab dem 01.01.2028 sind alle Übergangsfristen verstrichen und die E-Rechnung ist Pflicht.

Auf welche Formate muss umgestellt werden?

Für die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland sind vor allem zwei Formate maßgeblich: X-Rechnung (XML) und ZUGFeRD (XML + PDF).

Die sogenannte X-Rechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das speziell für die Nutzung durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt alle Anforderungen der entsprechenden EU-Normen und unterstützt die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. X-Rechnung wird vornehmlich für die direkte Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt.

Das ZUGFeRD-Format bietet eine Hybridlösung, die eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuell lesbaren PDF/A-3-Datei kombiniert. Dieses Format ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen sowohl automatisiert zu verarbeiten als auch in einem für Menschen lesbaren Format bereitzustellen. ZUGFeRD ist kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931 und dem internationalen Standard Factur-X, was es besonders für Unternehmen attraktiv macht, die auch im B2B-Bereich tätig sind.

Das müssen Sie jetzt tun:

Ab 01.01.2025 sind Sie als Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Dazu gibt es keine Übergangsfristen oder Ausnahmen! Das heißt Sie müssen, am besten sofort, aber auf jeden Fall noch 2024 beginnen, Ihre Systeme und Prozesse auf die E-Rechnung umzustellen. Dazu gehört die Integration einer Software, die das X-Rechnung-Format wie oben beschrieben unterstützt. Dementsprechend sollten Sie sich als erstes durch ihren Steuerberater informieren und unterstützen lassen, um alle nötigen Schritte gemeinsam umgehend einzuleiten.

Analyse des Ist-Zustands

Ermitteln Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnungsverarbeitung. Wie viele Rechnungen werden noch auf Papier bearbeitet? Ist Ihr Rechnungsverarbeitungsprozess überwiegend papierbasiert oder bereits digital? Diese Fragen sind entscheidend, um den Umfang und die Dauer der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu bestimmen und zu planen, wann entsprechende Maßnahmen ergriffen werden müssen.

Einrichtung eines digitalen Rechnungseingangs und Revisionssicherheit

Falls noch nicht vorhanden, richten Sie schnellstmöglich eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein. So können alle Rechnungen an einer Stelle empfangen und nicht auf individuelle Postfächer verteilt werden. Ebenso wichtig ist die Einrichtung eines digitalen (cloudbasierten) Archivs, in dem die E-Rechnungen revisionssicher für 8 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Evaluierung des aktuellen Systems – Haben sie eine geeignete Softwarelösung?

Achten Sie darauf, dass Ihre Software mit den geforderten Formaten kompatibel ist.

Ein zentraler Aspekt für Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die Wahl einer passenden Softwarelösung, die den Empfang, die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen unterstützt. Dies gilt sowohl für Sie als Rechnungssteller als auch, vor allem im Hinblick auf den 1. Januar 2025, als Rechnungsempfänger. Die gewählte Software sollte die Formate ZUGFeRD und X-Rechnungen unterstützen. Wenn Sie bereits eine gängige Rechnungssoftware verwenden, kann Ihnen der Hersteller wahrscheinlich eine Lösung für die Verarbeitung dieser Formate anbieten. Achten Sie dabei auf Schnittstellen zu wichtigen Tools wie DATEV, die Einhaltung von Sicherheitsstandards und die DSGVO-konforme, revisionssichere Archivierung.

Passen Sie Ihre Prozesse an und schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Integrieren Sie die neue E-Rechnung in Ihre Geschäftsprozesse. Dies umfasst die Anpassung Ihrer Buchhaltungs- und IT-Systeme sowie die damit zusammenhängenden Prozesse (z.B. Freigaben), um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Ein weiterer wesentlicher Faktor dabei ist, die Verantwortlichen im Unternehmen schnellstmöglich über mögliche neue Prozesse zu informieren und einzubeziehen. Dabei muss geklärt werden, was E-Rechnungen genau sind, welche Übergangsfristen gelten und wer dafür verantwortlich ist, dass das Unternehmen gesetzeskonform aufgestellt ist.

Kontaktaufnahme mit Lieferanten und Kunden

Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die bevorstehende Umstellung und arbeiten Sie eng mit ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass auch sie bereit für den Wechsel sind.

Gemäß dem neuem Gesetz hat der Rechnungsempfänger keine Wahl bezüglich des E-Rechnungsformats, diese Entscheidung liegt beim Versender. Der Rechnungssteller wählt zwischen ZUGFeRD- und X-Rechnung. Unternehmen müssen daher in der Lage sein, alle E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten. Je nachdem, ob ein Unternehmen Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger ist, variieren die Fristen für die Umstellung. Wie in Teil 1 (bitte verlinken) beschrieben, müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in den neuen Formaten zu empfangen. Daher sollten sie ihre Lieferanten und Kunden kontaktieren, um zu erfahren, auf welches Format diese umstellen werden. Auf dieser Basis sollte dann ein Zeitplan für die eigene Umstellung erstellt werden.

Identifikation von Engpässen und Herausforderungen

Untersuchen Sie die technischen Anforderungen, den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter und mögliche Anpassungen der bestehenden Prozesse. Anhand der gesammelten Daten und identifizierten Herausforderungen kann der Zeitrahmen für die Umstellung (auch teilweise) auf elektronische Rechnungen festgelegt werden.

Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater und planen Sie gemeinsam die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen für die zukünftige elektronische Rechnungsstellung.